Conditions générales de vente
Préambule
Les séminaires se déroulant à Trets sont organisés par pays sous la responsabilité exclusive de chaque association nationale.
Pour la France, c'est l'ACSF (Association Culturelle Soka de France) qui en est l'organisatrice. La liste des participants est établie sous sa seule responsabilité.
L'ACEP (Association de Commerce, d'Edition et de Prestations) se charge de l'hébergement, de l'affrètement des navettes autocars, de la restauration, matin, midi et soir et de l'organisation administrative de tous les séminaires, nationaux ou étrangers. C'est auprès d'elle que se font les règlements des séminaires.

Les frais de participation
Les frais de participation au séminaire comprennent trois forfaits indissociables et non modulables :
      - Les forfaits « hébergement et repas » qui sont établis en fonction des heures d'arrivée et de départ du séminaire, du nombre de nuitées et des repas pris durant le séjour.
      - Le forfait « frais de gestion » qui inclut, entre autres, les pauses (collations servies dans la journée), les brochures et la photo commémorative.
Aucun forfait n'inclut d'office le panier repas remis le jour du départ ni les navettes par autocar. Ces deux prestations sont optionnelles. Le participant a le libre choix de prendre ou non le panier repas, la navette aller ou retour ou bien la navette aller et retour.

Prise en compte de l'inscription
Seul, le règlement des frais forfaitaires et éventuellement optionnels déclenche l'inscription au séminaire.

Délai de règlement
      - Pour un règlement par chèque ou par mandat cash, le délai est de 45 jours avant la date de départ.
        Passé ce délai, l'inscription et le règlement seront retournés. Le cachet de la poste fera foi.
      - Pour un règlement par carte bancaire, le délai est réduit, au plus tard, à 30 jours avant le départ.
      - Les règlements en espèces, sauf cas exceptionnels, ne sont pas acceptés.
En cas d'absence de règlement dans ces délais, la personne pré-inscrite sera automatiquement mise en liste d'attente. La gestion de la liste d'attente est sous la seule responsabilité du responsable du séminaire. L'ACEP n'intervient en rien dans cette gestion.

Conditions d'annulation
Pour être prise en compte, une annulation totale ou partielle de votre séminaire doit être faite auprès du responsable du séminaire via le site internet.
L'annulation huit jours ou plus avant la date de départ n'entraînera aucun frais d'annulation.
En cas d'annulation moins de huit jours avant le départ, les frais forfaitaires d'annulation seront de 12 €. Ils comprennent, notamment, le coût des achats pour les repas qui, pour des raisons de sécurité alimentaire, ne peuvent être ni conservés, ni servis plus tard et doivent être jetés.
Ces frais ne seront pas dus dans deux cas :
      - En cas de force majeure (exemple : maladie... ) qui devra être dûment justifié auprès de l'ACEP.
      - En cas de remplacement par une personne qui a réglé ses frais de participation.

Paiement des frais d'annulation
Ces frais d'annulation seront soustraits du remboursement qui sera effectué par l'ACEP suivant les modalités décrites dans le formulaire d'annulation téléchargeable sur le site.

Régime alimentaire
Les participants qui ont coché une ou plusieurs options de la rubrique « régime alimentaire » du formulaire d'inscription devront respecter leurs choix :
      - Ils ne pourront effectuer aucune réclamation sur place en annulation ou en modification des options du régime choisi.
      - Ils devront, en outre, accepter de prendre leurs repas à une table réservée aux personnes ayant choisi un régime alimentaire spécifique. Une information sera donnée à cet effet au début de chaque séminaire.

Navette autocar
Le participant qui a choisi de bénéficier du transport par « navette autocar » doit se conformer aux horaires des navettes qui sont indiquées sur le bulletin d'inscription. En dehors des horaires indiqués, le participant fera son affaire de son transport jusqu'au lieu du séminaire. Une page du site est réservée aux modes de transport public.

Précisions particulières
L'hébergement est prévu dans des chambres à trois lits, exclusivement non-fumeurs.
Les personnes en situation de handicap nécessitant des aménagements particuliers voudront bien le signaler lors de l’inscription, auprès du responsable du séminaire.
Il est conseillé aux personnes au sommeil léger de prendre toutes les précautions nécessaires pour se garantir un sommeil réparateur.