Preambolo
I seminari che si svolgono a Trets sono oragnizzati dai singoli paesi sotto la responsabilità esclusiva di ogni associazione nazionale.
Per quanto riguarda l'Italia, è l'IBISG che ne è l'organizzatrice. La lista dei partecipanti è stabilita sotto la sua unica responsabilità.
L'ACEP (Associazione di Commercio, di Edizione e di Prestazioni) è incaricata dell'alloggio, del noleggio dei pullman navette, dei pasti, colazione, pranzo e cena e dell'organizzazione amministrativa di tutti i seminari, nazionali o esteri.
I pagamenti dei seminari si fanno presso di essa.

Le spese di partecipazione
Le spese di partecipazione al seminario comprendono tre « forfaits » indissociabili e non modulabili :
      - Il « forfaits vitto e alloggio » che sono stabiliti a seconda delle ore d'arrivo e di partenza dal seminario, della durata del pernottamento e dei pasti effettuati durante il soggiorno.
      - Il « forfait spese di gestione » che include, tra l'altro, le pause (spuntini serviti durante la giornata) e la foto commemorativa.
Nessuno dei « forfaits » include in modo sistematico il cestino da viaggio e nemmeno i pullman navette. Queste due prestazioni sono facoltative. Il partecipante può scegliere liberamente di prendere o no il cestino da viaggio, la navetta di andata o di ritorno oppure la navetta andata e ritorno.

Validità dell'iscrizione
L'iscrizione al seminario è valida soltanto quando il saldo delle spese forfettarie ed eventualmente delle spese facoltative è stato effettuato.

Termine di pagamento
      - Il pagamento si effettua con carta di credito, Internazionale o Visa, entro e non oltre 30 giorni dalla data di partenza.
      - I pagamenti in contanti, tranne caso eccezionale, non sono accettati.
In caso di mancato pagamento entro questi termini, la persona pre-iscritta sarà messa automaticamente in lista d'attesa. La gestione della lista d'attesa è sotto l'unica responsabilità del responsabile del seminario. L'ACEP non interviene in nessun modo in questa gestione.

Condizioni di annullamento
Per essere preso in considerazione, un annullamento totale o parziale del tuo corso deve essere fatto presso il responsabile del corso via il sito internet.
L'annullamento fatto otto giorni o più prima della data di partenza non porterà a nessuna spesa di annullamento.
In caso di annullamento fatto meno di otto giorni prima della partenza, le spese forfettarie di annullamento saranno di 12 €.
Comprendono, tra l'altro, il prezzo degli acquisti per i pasti che, per ragioni di sicurezza nel campo alimentare, non possono essere né conservati né serviti più tardi e che quindi dovranno essere buttati.
Queste spese non saranno da pagare in due casi :
      - In caso di forza maggiore (esempio : malattia, ...) che dovrà essere debitamente giustificato presso l'ACEP.
      - Qualora la persona che annulla sia sostituita da una persona che ha pagato le proprie spese di partecipazione.

Pagamento delle spese di annullamento
Queste spese di annullamento saranno sotratte dal rimborso che verrà effettuato dall'ACEP secondo le modalità descritte nel modulo di annullamento scaricabile sul sito.

Regime alimentare
I partecipanti che hanno segnato una o più opzioni nella rubrica « regime alimentare » del modulo d'iscrizione dovranno rispettare le loro scelte :
      - Non potranno effettuare sul posto nessun reclamo di annullamento o di modifica delle opzioni della dieta scelta.
      - Dovranno inoltre accettare di prendere i loro pasti ad una tavola riservata alle persone che hanno scelto un regime alimentare specifico. Un'informazione sarà data a questo proposito all'inizio di ogni seminario.

Navetta pullman
Il partecipante che ha scelto il trasporto con la « navetta pullman » deve conformarsi agli orari delle navette indicati sul modulo di iscrizione. Al di fuori degli orari indicati, il partecipante dovrà occuparsi personalmente del proprio trasporto sino al posto del seminario. Una pagina del sito è riservata ai mezzi di trasporto pubblici.

Precisioni particolari
L'alloggio è previsto in camere con tre letti esclusivamente non fumatori.
Le persone che hanno un handicap che necessita una sistemazione particolare dovranno segnalarlo al momento dell'iscrizione presso il responsabile del seminario.
È consigliato alle persone che hanno un sonno leggero di prendere tutte le precauzioni necessarie per garantirsi un sonno riparatore.